Från Excel-ark och mejltrådar till ett verktyg som används varje dag.

Underlag kom in via mejl, i olika format och vid olika tidpunkter. Vad som saknades för vilken kund fanns i Excel-ark och i huvudet. Löneunderlag levererades via en extern tjänst, och dokumentationen som penningtvättslagen kräver låg utspridd. Det fungerade – men det krävde ständig manuell bevakning, och ingenting gav en samlad bild.

Om kunden själv kan se vad som saknas, och byrån ser allt på ett ställe, försvinner det mesta av jagandet. Ett verktyg byggt utifrån hur en redovisningsbyrå faktiskt arbetar – inte ett generiskt system som verksamheten måste anpassa sig efter.

En portal med två sidor. Kunderna loggar in, laddar upp underlag och bockar av checklistor. Byrån får en översikt med det som är försenat, det som ska göras denna vecka och status för varje kund. Portalen visar bara det som är relevant för varje kund – bokföring, lön eller båda.

• Kunduppladdning och checklistor

  Kunden ser exakt vad som saknas per period.

• Automatiska påminnelser

  Först en vänlig, sedan en tydligare när deadline har passerat.

• Byråns översikt

  Försenat, denna vecka, bokslutsbevakning och status per kund.

• Löneleveranser

  Färdiga löneunderlag levereras direkt i portalen i stället för via extern tjänst.

• Kundkännedom och riskbedömning

  Stöd för penningtvättslagens krav, med spårbar historik över vem som gjorde vad och när.

• Inbyggda ekonomiverktyg

  Avstämning mellan bank och bokföring, och omvandling av kontoutdrag till SIE-filer.

• Genvägar

  Till de system byrån redan använder, som bokföringsprogram och banker.

• Tidsbegränsade inloggningar

  Sessionen går ut automatiskt, så ingen lämnar portalen öppen av misstag.

• Varje kund ser bara sitt eget

  Behörigheter kontrolleras i flera led i databasen, så inga kunder kan se varandras material.

Portalen används varje dag i byråns verksamhet. Det som tidigare krävde Excel-ark, mejlbevakning och en extern tjänst finns nu på ett ställe.

Den viktigaste lärdomen: de bästa funktionerna kom inte från en kravlista, utan från att använda verktyget på riktigt och se var det skavde. Avstämningsverktyget byggdes till exempel efter att ett manuellt arbetssätt visat sig fungera – och sedan förbättrades matchningen steg för steg.